Формы и связанные с ними налоги для независимых подрядчиков

Форма W-9

Если вы определили, что человек, которому вы платите, является независимым подрядчиком, первым шагом является заполнение подрядчиком Формы W-9 «Запрос идентификационного номера налогоплательщика и сертификации. Эта форма может быть использована для запроса точного имени и идентификационного номера налогоплательщика или TIN работника. Форма W-9 должна храниться в ваших файлах в течение четырех лет для будущих ссылок в случае любых вопросов со стороны работника или Налогового управления (США) IRS.

Форма 1099-NEC

Вы должны использовать Форму 1099-NEC «Заработная плата работника, работающего не по найму» (Английский), для отчетности о выплатах, произведенных в течение налогового года лицам, не являющимся наемными работниками (например, независимым подрядчикам), если общая сумма таких выплат равна или превышает установленный порог. Эти выплаты должны быть связаны с оказанием услуг в интересах вашей коммерческой деятельности. Подробная информация о порядке подачи Формы 1099-MISC, пороговых значениях выплат, подлежащих отчетности, а также требованиях к электронной подаче можно найти в инструкциях к Формам 1099-MISC и 1099-NEC (Английский) PDF. Как правило, Форму 1099-NEC не следует использовать для отчетности о заработной плате и других выплатах, произведенных наемным работникам. Такие выплаты отражаются в Форме W-2.

Также обратите внимание, что независимые подрядчики могут иметь своих собственных наемных работников или нанимать других независимых подрядчиков (субподрядчиков). В любом случае они должны быть осведомлены о своих налоговых обязанностях, в том числе о требованиях в отношении подачи соответствующих форм и другой отчетности, касающихся таких работников.

Существуют определенные ситуации, когда 1099-NEC не требуется. Эти исключения перечислены в инструкциях к Формам 1099-MISC и 1099-NEC (Английский) PDF.

При подаче 10 или более информационных деклараций в одном календарном году, Формы 1099-NEC должны подаваться в электронном формате. Информационные декларации можно подать в электронном формате (Английский) посредством нижеперечисленных систем IRS:

Дополнительное удержание налога и удержание налога с иностранцев-нерезидентов

Иногда требуется удерживать налог с выплат работникам, работающим не по найму. Существует два вида удержаний, не связанных с заработной платой:

Удержание, не связанное с заработной платой, в соответствии с разделом 3406 Налогового кодекса (IRC) «Дополнительное удержание налога» и разделом 3402.
Удержание налога с иностранцев-нерезидентов в соответствии с разделом 1441 Налогового кодекса (IRC).

Вы должны удерживать 24% (ставка дополнительного удержания) с подлежащих налогообложению выплат компенсаций работникам, работающим не по найму, у лиц США (физических или юридических), если получатель не предоставил свой идентификационный номер налогоплательщика (TIN) в установленном порядке, или IRS уведомило вас о том, что предоставленный TIN, является недостоверным, и получатель не подтвердил свой TIN, в соответствии с требованиями, изложенными в уведомлении. Форма 945 «Ежегодная декларация об удержанном федеральном подоходном налоге» (Английский), должна быть подана, если плательщик обязан произвести дополнительное удержание. Более подробную информацию о Форме 945 см. в Теме № 307 «Дополнительное удержание» и Публикации № 15 (Циркуляр E) «Налоговый справочник работодателя» (Английский).

Независимые личные услуги (термин, широко используемый в налоговых соглашениях) – это личные услуги, оказываемые независимым подрядчиком-иностранцем, не являющимся резидентом, в отличие от услуг, оказываемых наемным работником. Платежи, предназначенные для таких лиц, могут облагаться 30-процентным удержанием (ставка удержания для иностранцев-нерезидентов), если более низкая ставка не предусмотрена налоговым соглашением или законом. Если вы не можете определить, является ли получатель платежа иностранным лицом или лицом США, правила подразумевают, чтобы вы рассматривали получателя платежа как лицо США, не освобожденное от уплаты налогов, и производили дополнительное удержание. Форма 1042 «Годовая декларация о налогах, удерживаемых из доходов иностранных лиц в США» (Английский) должна быть подана, если плательщик обязан подавать Форму 1042-S. Подавать Форму 1042-S необходимо, даже если налог фактически не был удержан. Более подробную информацию об удержании налога с выплат иностранцам-нерезидентам см. в разделе «Удержание налогов иностранцев-нерезидентов» (Английский), Публикацию № 515 «Удержание налога с иностранцев-нерезидентов и иностранных организаций» (Английский) и Публикации № 901 «Соглашения США об избежании двойного налогообложения» (Английский).