Fechas de vencimiento para el impuesto sobre la nómina

Cómo declarar las fechas de vencimiento

Todo empleador que participe en una ocupación o negocio, que pague una remuneración por los servicios prestados por los empleados, tiene que declarar al Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) los pagos de salarios y los impuestos sobre la nómina relacionados, incluida la retención del impuesto sobre los ingresos, el impuesto al Seguro Social, el impuesto al Medicare y, si corresponde, el impuesto adicional al Medicare. Por lo general, los empleadores tienen que declarar los salarios, las propinas y otras remuneraciones que le pagan a un empleado, presentando el Formulario 941 (sp), Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador. Los pequeños empleadores (aquellos con obligaciones de impuestos anuales sobre la nómina de $1,000 o menos) pueden presentar el Formulario 944, Declaración del Impuesto Federal ANUAL del Empleador, si el IRS lo aprueba, y los empleadores agropecuarios presentan el Formulario 943 (sp), Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios. La mayoría de los empleadores también tienen que presentar el Formulario 940, Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador del Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA), para declarar los salarios pagados sujetos a la Ley Federal de Contribución para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) y calcular el impuesto. Todos los impuestos sobre la nómina, incluido el impuesto FUTA, tienen que depositarse de manera oportuna y por el método requerido.

A fin de año, el empleador tiene que enviar un Formulario W-2, Comprobante de salarios y retención de impuestos (en inglés), para informar a la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés), los salarios, propinas y otras remuneraciones pagadas (incluidos los pagos que no fueron en efectivo) y los impuestos retenidos de un empleado. Utilice el Formulario W-3, Transmisión de comprobantes de  salarios y retención de impuestos (en inglés), para transmitir los Formularios W-2 a la SSA. Tiene que proporcionar una copia del Formulario W-2 a sus empleados para que puedan informar con precisión los salarios que usted les pagó.

Toda persona que se dedique a una ocupación o negocio que realice ciertos tipos de pagos declarables, tiene que informar el pago al IRS. El Formulario 1099-NEC, Remuneración para personas que no son empleados (en inglés), se utiliza para informar los pagos de remuneración a los que no son empleados que totalicen o superen la cantidad límite de pago declarable realizado a un beneficiario. El Formulario 1099-MISC, Información miscelánea (en inglés), o cualquier otro tipo de declaración informativa se utiliza para informar los pagos que no sean de remuneración a los que no son empleados. Para detalles adicionales consulte la guía para las declaraciones informativas (en inglés).

Un empleador tiene que presentar los formularios requeridos para la fecha de vencimiento requerida. Si la fecha de vencimiento para presentar una declaración cae en un sábado, domingo o día de fiesta legal, entonces puede presentar la declaración el siguiente día laborable.

Formularios que se presentan trimestralmente con las fechas de vencimiento del 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero (para el cuarto trimestre del año natural anterior)

• Presente el Formulario 941, si usted pagó salarios sujetos a los impuestos sobre la nómina ante el IRS para cada trimestre, para el último día del mes siguiente al final del trimestre. Si depositó de manera oportuna todos los impuestos a su vencimiento, entonces usted tiene 10 días naturales adicionales para presentar la declaración. Consulte la Publicación 15, (Circular E), Guía Tributaria para Empleadores, para obtener más información.

Formularios que se presentan anualmente con la fecha de vencimiento del 31 de enero

• Presente los Formularios W-2, con el Formulario W-3, ante la SSA para informar los salarios pagados y los impuestos sobre la nómina retenidos de estos salarios durante el año tributario anterior. Los formularios W-2 deben entregarse a los empleados antes del 31 de enero. Consulte el sitio web de la SSA Instrucciones e información de la presentación del Formulario W-2 del empleador para obtener más información sobre estos formularios.
• Presente el Formulario 940, ante el IRS para declarar los salarios sujetos al impuesto FUTA pagados en el año anterior. Si depositó todo el impuesto FUTA a su vencimiento, entonces usted tiene 10 días naturales adicionales para presentar el Formulario 940. Consulte la Contribución Federal para el Desempleo (FUTA) en la Publicación 15 para obtener más información.
• Presente el Formulario 943, ante el IRS, si pagó salarios sujetos a los impuestos sobre la nómina a trabajadores agropecuarios en el año anterior. El Formulario 943 se utiliza únicamente para declarar los salarios pagados a los trabajadores agropecuarios y estos mismos salarios no son declarados en el Formulario 941 o Formulario 944.
• Presente el Formulario 944 (SP), ante el IRS, si el IRS le notificó por escrito que debe presentar el Formulario 944 en lugar del Formulario 941 y si pagó salarios sujetos a impuestos sobre la nómina, en el año anterior. Si desea cambiar si presenta un Formulario 941 o un Formulario 944 para el año, entonces siga las instrucciones para el Formulario 944 para solicitar este cambio. Hasta que usted reciba una confirmación por escrito de que su requisito de presentación ha cambiado, continúe presentando el formulario que el IRS le notificó previamente que presentara.
• El Formulario 1096, Resumen anual y transmisión de las declaraciones informativas de los EE. UU. (en inglés) tiene que presentarse ante el IRS y entregarse a los destinatarios antes del 31 de enero. Los detalles sobre la presentación del Formulario 1099-NEC, la cantidad límite de pago declarable y la presentación electrónica están disponibles en las Instrucciones de los formularios 1099-MISC y 1099-NEC.
• Presente el Formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre el ingreso retenido (en inglés), ante el IRS, para declarar el impuesto federal sobre el ingreso retenido (u obligado a ser retenido) de los pagos que no son de la nómina. Si depositó a su vencimiento todos los impuestos sobre los ingresos retenidos, entonces usted tiene 10 días naturales adicionales para presentar. Para obtener más información, consulte la Retención del impuesto sobre el ingreso no relacionado con la nómina en la Publicación 15.

Formularios que se presentan anualmente con fecha de vencimiento del 28 de febrero (o el 31 de marzo si se presentan electrónicamente)

• Presente el Formulario 1099-MISC, con el Formulario 1096, ante el IRS, para informar los ingresos, regalías, premios y galardones y otros ingresos fijos o determinables pagados el año natural anterior. Consulte las instrucciones para el Formulario 1099-MISC para conocer todos los diferentes tipos de ingresos que tienen que informarse y el límite de información de la cantidad en dólares aplicables. Si usted presenta los Formularios 1099-MISC y 1096 electrónicamente, entonces la fecha de vencimiento es el 31 de marzo. Por lo general, los Formularios 1099-MISC tienen que proporcionarse a los beneficiarios para el 31 de enero.
• Presente el Formulario 8027, Declaración informativa anual del empleador sobre ingresos de propinas y propinas asignadas (en inglés), ante el IRS, para realizar un informe anual sobre sus recibos de alimentos y bebidas del año anterior y para declarar las propinas que los empleados le informaron a usted, si usted es "un establecimiento grande de alimentos y bebidas". Consulte la Publicación 15 para obtener más información, incluida la definición de un "establecimiento grande de alimentos y bebidas" y consulte la Publicación 1239, Especificaciones para la presentación electrónica del Formulario 8027, Declaración anual del empleador sobre ingresos de propinas y propinas asignadas (en inglés) PDF, para obtener ayuda con la presentación electrónica del Formulario 8027. Si usted presenta electrónicamente el Formulario 8027, entonces la fecha de vencimiento es el 31 de marzo.

Los requisitos de presentación electrónica (e-file)

Los empleadores que presentan 10 o más declaraciones informativas, Formulario de la serie 1099, Formulario 1042-S y Formulario W-2, deben presentarlas electrónicamente. Los empleadores deben combinar casi todos los tipos de declaraciones informativas para determinar si un declarante cumple con el límite de 10 declaraciones, esto incluye los Formularios W-2, presentados ante la Administración del Seguro Social. Para obtener más información, visite Presentación electrónica de las declaraciones informativas (en inglés).

Las declaraciones de impuestos sobre la nómina, los Formularios 940, 941, 943, 944 y 945, pueden presentarse en papel o mediante la presentación electrónica (e-file). Para la presentación electrónica (e-file), visite Presentación electrónica (e-file) de los formularios de impuestos sobre la nómina para obtener información adicional. Puede tener un cargo adicional el presentar electrónicamente.

Fechas de vencimiento para realizar depósitos de impuestos

En general, existen diferentes fechas de vencimiento para el depósito de los impuestos, dependiendo de la declaración en la que se informan los impuestos, el historial de presentación de declaraciones anteriores y otros factores. Estas fechas de vencimiento para realizar depósitos con frecuencia son diferentes de las fechas de vencimiento para la presentación de las declaraciones de impuestos. El depósito de impuestos por sí solo no declara los impuestos ni lo exime del requisito de presentar una declaración. Si la fecha de vencimiento para realizar su depósito cae en un sábado, domingo o día de fiesta legal, entonces puede realizar su depósito el siguiente día laborable.

Se requiere depósito electrónico

Los depósitos de impuestos federales tienen que realizarse con transferencias electrónicas de fondos (EFT, por sus siglas en inglés).

Usted puede realizar pagos a través de su cuenta de impuestos de negocios, a través de pagar los impuestos de negocios de su cuenta bancaria, utilizando el Sistema de Pago Electrónico del Impuesto Federal (EFTPS, por sus siglas en inglés) gratuito del gobierno o mediante uno de los siguientes métodos que pueden cobrar una cargo adicional:

• Solicite a su institución financiera que inicie un pago de crédito del Sistema automático de transferencia bancaria (ACH, por sus siglas en inglés) en su nombre.
• Solicite a una tercera persona de confianza, como un profesional de impuestos o un servicio de nómina, que realice el pago por usted.
• Solicite a su institución financiera que le realice un pago electrónico de impuestos el mismo día.

Depósitos de los impuestos federales sobre los ingresos retenidos, de los impuestos al Seguro Social y al Medicare

Para los impuestos declarados en los Formularios 941, 943, 944 o 945, existen dos itinerarios de depósito: mensual y bisemanal. Antes del comienzo de cada año natural, usted tiene que determinar cuál de los dos itinerarios de depósito tiene que utilizar. El itinerario de depósito que tiene que utilizar es con base en la obligación tributaria total que declaró en los formularios anteriores durante el período retroactivo especificado. El período retroactivo es diferente según el tipo de formulario. Consulte las instrucciones para el formulario en sí o la Publicación 15, para obtener más información sobre el período retroactivo y cómo determinar qué tipo de depositante es usted.

Depositante mensual

Según el itinerario de depósitos mensuales, deposite los impuestos sobre la nómina de los pagos realizados durante un mes para el día 15 del mes siguiente.

Depositante bisemanal

Según el itinerario de depósito bisemanal, deposite los impuestos sobre la nómina de los pagos realizados el miércoles, jueves y/o viernes, para el miércoles siguiente. Deposite los impuestos de los pagos realizados el sábado, domingo, lunes y/o martes para el viernes siguiente.

Regla de depósito al día siguiente

Si en cualquier día durante un período de depósito mensual o bisemanal, usted acumula $100,000 o más en impuestos, entonces usted tiene que depositar el impuesto para el siguiente día laborable.

Depósitos del impuesto FUTA

Usted tiene que determinar cuándo depositar su impuesto FUTA, de acuerdo con la cantidad de su obligación tributaria según lo determinado trimestralmente. Si su obligación del impuesto FUTA es de $500 o menos en un trimestre, entonces transfiérala al siguiente trimestre. Para cualquier trimestre en el que su obligación del impuesto FUTA para ese trimestre (más cualquier cantidad no depositada de cualquier trimestre anterior) sea de $500 o más, deposite la cantidad total de su obligación del impuesto FUTA para el final del trimestre, para el último día del primer mes que sigue al final del trimestre. Si es $500 o menos para el cuarto trimestre, entonces usted puede realizar un depósito o pagar el impuesto con su Formulario 940 para el 31 de enero.