Сроки подачи форм и уплаты налога, удерживаемого работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму

Установленные сроки декларирования

Каждый работодатель, занятый в профессиональной или коммерческой деятельности, и выплачивающий вознаграждение за услуги наемных работников, обязан предоставить в Налоговое управление США (IRS) отчетность о выплатах заработной платы, подоходном налоге, налоге на социальное обеспечение, налоге в фонд программы «Медикер» и, в соответствующих случаях, дополнительном налоге в фонд программы «Медикер», а также платить налоги, удерживаемые из заработной платы (далее – налоги работодателя). Как правило, работодатели должны сообщать о заработной плате, чаевых и других выплатах наемному работнику путем подачи требуемой Формы 941 «Ежеквартальная федеральная налоговая декларация работодателя» (Английский). Работодатели малого бизнеса, чей годовой налог работодателя составляет 1 000 долларов США и менее, могут подавать Форму 944 Форму 944 «Ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя» (Английский), если одобрение IRS было получено, а работодатели аграрного сектора подают Форму 943 «Ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя на работников, занятых в сельском хозяйстве» (Английский). Большинство работодателей также должны подавать Форму 940 «Ежегодная декларация работодателя об уплате федерального налога в фонд пособий по безработице (FUTA)» (Английский) для отчета о выплаченной заработной плате, облагаемой FUTA, и для расчета налога. Все налоги работодателя, включая FUTA, необходимо своевременно депонировать, используя предписанный метод.

В конце года работодатель должен подать в Управление социального обеспечения (SSA) Форму W-2 «Отчет о заработной плате и налогах» (Английский), чтобы отчитаться о заработной плате, чаевых и других выплатах (включая неденежные) каждому наемному работнику. Для передачи Форм W-2 в SSA используйте Форму W-3 «Сопроводительная форма для отчетов о заработной плате и налогах» (Английский). Работодатель также обязан предоставить копию Формы W-2 своим сотрудникам, чтобы они могли точно указать полученную заработную плату в своих налоговых декларациях.

Каждый, кто занимается профессиональной или коммерческой деятельностью и осуществляет выплаты, подлежащие отчетности, должен сообщить о них в IRS. Форма 1099-NEC «Заработная плата работника, работающего не по найму» (Английский) используется для отчетности о выплатах за услуги работникам, работающим не по найму, если их общая сумма достигает или превышает установленный порог подлежащих отчетности выплат. Форма 1099-MISC «Различный доход» (Английский) используется для отчетности о некоторых видах дохода, отличных от выплат работникам, работающим не по найму. Для более подробной информации см. раздел «Руководству по информационным декларациям» (Английский).

Работодатель должен подать требуемые информационные декларации к установленному сроку. Если установленный срок подачи декларации приходится на субботу, воскресенье или официальный праздничный день, декларация может быть подана в следующий рабочий день. 

Формы, подаваемые ежеквартально с установленными сроками 30 апреля, 31 июля, 31 октября и 31 января (за четвертый квартал предыдущего календарного года)

• Подайте Форму 941, если вы платили заработную плату, подлежащую налогам работодателя, за каждый квартал к последнему дню месяца, следующего за концом квартала. Если вы своевременно депонировали все налоги, у вас есть 10 дополнительных календарных дней для подачи декларации. Для дополнительной информации см. Публикацию № 15 (Циркуляр E) «Налоговый справочник работодателя» (Английский).

Формы, подаваемые ежегодно к 31 января

• Форму W-2 вместе с Формой W-3 необходимо подать в SSA для отчетности о выплаченной заработной плате и удержанных с нее налогах работодателем за прошлый налоговый год. Формы W-2 должны быть также выданы сотрудникам до 31 января. Для получения дополнительной информации об этих формах, посетите раздел «Инструкции и информация по подаче W-2 работодателями» (Английский) на сайте Управления социального обеспечения.
• Подайте в IRS Форму 940 для отчета о подлежащих налогу FUTA заработках, выплаченных в прошлом году. Если вы вовремя депонировали все налоги FUTA, у вас есть 10 дополнительных календарных дней для подачи Формы 940. Для дополнительной информации обратитесь к разделу «Федеральный налог в фонд пособий по безработице (FUTA)» (Английский) в Публикации № 15.
• Подайте в IRS Форму 943, если в прошлом году вы выплатили сельскохозяйственным работникам заработную плату, подлежащую удержанию налогов работодателем. Форма 943 используется только для отчета о зарплатах, выплаченных сельскохозяйственным работникам; те же зарплаты не указываются в Форме 941 или Форме 944.
• Подайте в IRS Форму 944, если IRS уведомило вас в письменной форме, что вам необходимо подать Форму 944 вместо Формы 941, и в прошлом году вы выплатили заработную плату, подлежащую удержанию налогов работодателем. Если вы хотите изменить ситуацию и иметь возможность подать либо Форму 941, либо Форму 944 за год, следуйте инструкциям для Формы 944, чтобы запросить такое изменение. До тех пор, пока вы не получите письменного подтверждения такого изменения, продолжайте подавать ту форму, о которой вас ранее уведомило IRS. 
• Форма 1096 «Ежегодный сводный отчет и сопроводительная форма для отчета по информационным декларациям» (Английский) подлежит подаче в IRS и предоставлению получателям не позднее 31 января. Более подробная информация о подаче Формы 1099-NEC, о сумме выплат, подлежащих отчетности, а также о подаче в электронном виде приведена в инструкциях к Формам 1099-MISC и 1099-NEC (Английский) PDF.
• Подайте в IRS Форму 945 «Ежегодная декларация об удержанном федеральном подоходном налоге» (Английский) для отчета об удержанном (или подлежащим удержанию) федеральном подоходном налоге из платежей, не являющихся заработной платой. Если вы вовремя задепонировали все удерживаемые налоги, у вас есть 10 дополнительных календарных дней для подачи формы. Для дополнительной информации обратитесь к Публикации № 15 «Удержание подоходного налога из платежей, не являющихся заработной платой» (Английский).

Формы, подаваемые ежегодно к 28 февраля (или к 31 марта, если подаются в электронном виде)

• Подайте в IRS Форму 1099-MISC вместе с Формой 1096, чтобы указать доходы от аренды, авторских отчислений, призов, наград и от других фиксированных или определяемых доходов, выплаченных в предыдущем календарном году. См. инструкции к Форме 1099-MISC для всех различных видов источников доходов, о которых необходимо сообщать, и применимый порог отчетности в долларах. Если вы подаете Формы 1099-MISC и 1096 в электронном виде, крайний срок подачи - 31 марта. Как правило, Формы 1099-MISC должны быть предоставлены получателям платежей до 31 января.
• Подайте в IRS Форму 8027 «Ежегодная информационная декларация работодателя о доходах от чаевых и учтенных чаевых» (Английский), представляющую собой ежегодный отчет за предыдущий год по поступлениям от продажи продуктов питания и напитков и по чаевым, о которых вам сообщили сотрудники, если вы являетесь «крупным предприятием общественного питания». Более подробную информацию, включая определение «крупного предприятия общественного питания», см. в Публикации № 15 (Английский), а для помощи в электронной подаче Формы 8027, см. в Публикации № 15 (Английский), а для помощи в электронной подаче Формы 8027 см. Публикацию № 1239 «Стандарты для электронной подачи Формы 8027 «Ежегодная информационная декларация работодателя о доходах от чаевых и учтенных чаевых» (Английский) PDF. Если вы подаете Форму 8027 в электронном виде, последний срок подачи - март.

Требования к электронной подаче документов

Работодатели, подающие 10 или более информационных деклараций Форм серии 1099, Форму 1042-S и Форму W-2, должны подавать их в электронном формате. Для определения порога в 10 деклараций работодателям следует объединить почти все типы информационных деклараций, включая Формы W-2, поданные в SSA. Для получения дополнительной информации перейдите в раздел «Подача информационных деклараций в электронном виде» (Английский).

Налоговые декларации работодателя, Формы 940, 941, 943, 944 и 945, могут быть поданы в бумажном или электронном формате. При подаче в электронном формате перейдите в раздел «Электронная подача налоговых форм работодателем» для получения дополнительной информации. За подачу в электронном формате может взиматься плата.

Установленные сроки депонирования налогов

Как правило, существуют различные сроки депонирования налогов, в зависимости от вида декларации, в которой они указываются, истории прошлых подач и других факторов. Сроки депонирования часто отличаются от сроков подачи налоговых деклараций. Депонирование налогов само по себе не является отчетом о налогах и не освобождает вас от подачи налоговой декларации. Если крайний срок депонирования выпадает на субботу, воскресенье или официальный праздничный день, вы можете осуществить депонирование в следующий рабочий день.

Требование электронного депонирования

Депонирование федеральных налогов должно осуществляться посредством электронных денежных переводов (EFT). Вы можете осуществлять платежи через Налоговый аккаунт компании, программу Direct Pay для компаний, используя Электронную федеральную налоговую платежную систему (EFTPS) или одним из следующих способов, за которые может взиматься плата:

• Попросите свое финансовое учреждение инициировать от вашего имени платеж посредством автоматизированной клиринговой палаты (ACH).
• Попросите доверенную третью сторону, например, налогового специалиста или компанию по начислению заработной платы, сделать платеж за вас.
• Попросите свое финансовое учреждение перечислить вам деньги в тот же день.

Удержание федерального подоходного налога и налогов в фонды социального обеспечения и программы «Медикер»

В отношении налогов, указываемых в Формах 941, 943, 944 или 945, существует два графика депонирования: ежемесячный и полунедельный. Перед началом каждого календарного года вы должны определить, какой из двух графиков депонирования вы должны использовать. График депонирования, который вы должны использовать, основан на итоговой сумме налоговой задолженности, указанной в формах ранее, во время установленного предшествующего отрезка времени. Предшествующий отрезок времени варьируется в зависимости от типа формы. Обратитесь к инструкциям самой формы или к Публикации № 15 (Английский) для дополнительной информации о предшествующем отрезке времени и для того, как определить, к какому типу депонентов вы относитесь.

Ежемесячный депонент

В рамках ежемесячного графика депонирования, налоги, удерживаемые из заработной платы лиц, работающих по найму и взимаемые с платежей, произведенных в течение месяца, депонируются к 15-му числу следующего месяца.

Полунедельный депонент

В рамках двухнедельного графика депонирования налоги, удерживаемые из заработной платы лиц, работающих по найму и взимаемые с платежей, внесенных в среду, четверг и (или) пятницу, депонируются к среде на следующей неделе. Налоги, взимаемые с платежей, внесенных в субботу, воскресенье, понедельник и (или) вторник, депонируются к пятнице на следующей неделе.

Правило депонирования на следующий день

Если вы накапливаете налогов на сумму 100 000 долларов США или более в любой день в течение месячного или полунедельного периода депонирования, вы должны задепонировать этот налог к следующему рабочему дню.

Депонирование налога FUTA

Вы должны определить, когда вам необходимо депонировать налог FUTA, исходя из суммы ваших налоговых обязательств, определяемых на ежеквартальной основе. Если ваша налоговая задолженность FUTA составляет 500 долларов США или меньше за квартал, перенесите ее на следующий квартал. За любой квартал, в котором ваше налоговое обязательство FUTA (плюс любая не депонированная сумма за любой предыдущий квартал) составляют 500 долларов США или более, депонируйте всю сумму задолженности по состоянию на конец квартала к последнему дню первого месяца, следующего за концом квартала. Если ваша налоговая задолженность за 4-й квартал составляет 500 долларов США или меньше, вы можете произвести депонирование или оплатить налог с помощью Формы 940 до 31 января.